כמעט תמיד, התוכניות שאנחנו מתכננים לא מתגשמות כפי שתיכננו. כי לא תמיד אנחנו יכולים לדעת הכל מראש, ואפשר להיות חכמים לגמרי רק בדיעבד לאחר מעשה. יתר על כן, דברים לגמרי בלתי צפויים תמיד יכולים להתרחש בהקשר לתוכנית שלנו או בכלל בכיוון אחר בחיים, שלא מאפשרים לנו לבצע את התוכנית.
זו אינה בעיה, ולא צריך להסתכל על הבדל בין המציאות לתוכנית ככישלון. אבל כן נחוץ לעקוב אחרי מה קורה בפועל, וככל שזה שונה מהתוכנית, עלינו לעדכן ולשכלל את התוכנית.
לדוגמה, בתוכנית שיצרנו, אנחנו מקדישים כל יום שעה אחה"צ לקדם נושא מסויים, ואפילו קבענו לכך זמן ביומן. אולם בפועל זה קרה רק ביום אחד, ובשאר הימים הקדשנו פחות משעה, או בשעה אחרת, או לא הקדשנו זמן בכלל, וזאת עקב מגוון סיבות.
כדאי לנו להקצות זמן פעם בשבוע, לדוגמה בסופ"ש, כדי לבחון מה קרה בפועל בשבוע האחרון בהשוואה לתוכנית שהייתה לנו, להפיק מכך לקחים, וליישם בתוכנית לשבוע הקרוב. לדוגמה, אולי נגיע למסקנה שזה לא ריאליסטי להקדיש שעה כל יום, ויותר מעשי לקבוע רק חצי שעה כל יום, או שעה כל יומיים, או לשנות את השעה שבה אנחנו מתמקדים בנושא.
במיוחד כדאי לקבוע מדדים להתקדמות, ולעקוב אחריהם. לדוגמה, אם אנחנו מעריכים שיקח לנו חודש לסיים משימה מסויימת, וכל שבוע אנחנו רוצים לסיים בערך רבע ממנה, נבדוק אחרי שבוע האם אכן זה קרה, כדי שלא נגלה רק אחרי חודש שאנחנו רחוקים מהמטרה. אם אחרי שבוע לא עמדנו בקצב, נחליט האם להקדיש יותר זמן לביצוע המשימה, או לדחות את מועד סיום המשימה (אם אפשרי), הכל לפי השיקולים הרלווטיים באותו זמן. אבל לפחות אנחנו עושים זאת בצורה מודעת ומסודרת, ולא נסחפים עם מה שקורה, ומגיעים לתיסכול בגלל הפער בין התוכנית למציאות.